Projektmanagement – das klingt hochprofessionell und ausgefeilt. In der Realität sind das oft aber nicht viel mehr als ein paar verschiedenfarbige Post-its, die irgendwo an die Wand oder ein Whiteboard geklebt werden. In der digitalen Welt ein Anachronismus, doch mit Programmen wie Trello gibt es zeitgemäße und komfortable Alternativen.
Wer jemals das Büro eines Startups besucht hat, hat dort wahrscheinlich auch eine Wand oder eine Tafel gesehen, die mit vielen bunten Zetteln verziert ist. So werden nämlich nach wie vor Aufgaben, die für das Unternehmen und sein aktuelles Geschäft relevant sind, dokumentiert und organisiert. Mittlerweile setzen sich aber immer mehr Softwarelösungen durch, die das Projektmanagement eleganter und wirkungsvoller unterstützen. Die bekannteste ist Trello.
Was kann Trello?
Trello ist eine Entwicklung des amerikanischen Unternehmens Fog Creek Software. 2011 entstanden, firmiert sie seit 2014 unter eigenem Namen und ist seit Mitte 2015 auch in deutscher Sprache erhältlich. Im Oktober 2015 verkündete Trello, inzwischen mehr als zehn Millionen Kund:innen zu haben. Ein Erfolgsfaktor ist sicherlich die Tatsache, dass der Service weitestgehend kostenlos ist.
Was aber genau kann Trello? Nach eigener Definition ist ein Trello-Board „eine Liste von Listen, die mit Karten gefüllt sind“.Jede dieser Karten definiert eine Aufgabenstellung und kann beliebig mit Text, Bildern und Dateianhängen versehen werden. Checklisten und Fälligkeitsdaten erleichtern die Kontrolle über den Arbeitsprozess. In einem Board können beliebig viele Personen agieren, die einzeln oder in Teams die ihnen zugeordneten Aufgaben erledigen und dann die entsprechende Karte in die nächste Liste verschieben, etwa von „To Do“ nach „Erledigt“.
Wenn sich im Arbeitsprozess etwas Wesentliches tut, werden die Beteiligten über ein Benachrichtigungssystem umgehend darüber informiert, per Push-Notification in der App, mit einer Desktop-Benachrichtigung oder per E-Mail. Dabei ist Trello für Smartphone, PC und Tablet gleichermaßen eingerichtet. Das ist ein offensichtlicher Vorteil von digitalem Projektmanagement, denn selbstverständlich sind längst alle immer vor Ort, wenn nach alter Schule Post-its von A nach B geklebt werden.
Um bei größeren Boards einzelne Karten wiederfinden zu können, gibt es Filtermöglichkeiten und Suchoperatoren. Übersichtlichkeit ist ein wesentlicher Anspruch von Trello, weshalb die Anzahl der Funktionen begrenzt ist; einige Extras wie Kalender oder Abstimmungsmodule lassen sich allerdings kostenfrei dazuschalten.
Alle Daten laufen bei Trello über eine SSL-/HTTPS- Verbindung, dies ist eine Verschlüsselungstechnik, die auch von Banken genutzt wird. Die Daten liegen auf amerikanischen Servern, was nicht unbedingt als die sicherste Variante gilt; eine Anwendung auf lokalen Servern ist nicht möglich.
Wie gesagt ist Trello in der Basisversion kostenlos und dabei für die Bedürfnisse von Startups in der Regel vollkommen ausreichend. Auch für private Zwecke kann das Tool übrigens zum Einsatz kommen, etwa bei der Planung einer Hochzeitsfeier. Für professionelle Kunden, die zusätzliche Services einbinden möchten, eine abwechslungsreichere Optik wünschen oder Dateien mit mehr als 10 MB Volumen an die Karten anhängen wollen, gibt es auch Bezahlversionen, die bis zu 8,33 US-Dollar pro Nutzer und Monat kosten.
Weitere Tools im Bereich Projektmanagement
Natürlich ist Trello nicht das einzige Projektmanagement-Tool. Zwei weitere stellen wir hier kurz vor:
Taskulu möchte sich mit rollenbasiertem Projektmanagement von den Mitbewerbern absetzen. Jeder Teilnehmer bekommt hier eine Rolle zugeteilt, die ihn nur den für ihn relevanten Teil des Boards sehen lässt. So kann sogar Kunden Einblick in den Prozess gegeben werden, ohne das Interna ungewollt nach außen dringen. Außerdem gibt es eine Chat-Funktion, die die Kommunikationen zwischen Teammitgliedern in Echtzeit ermöglicht, und eine Time-Tracking-Funktion, mit der Anwender Ihre aufgewendete Arbeitszeit festhalten und einteilen.
Asana wurde von den ehemaligen Facebook-Größen Dustin Moskovitz und Justin Rosenstein entwickelt und im November 2011 gelauncht. Bei Asana werden Aufgaben festgelegt und deligiert, der jeweilige Entwicklungsstand lässt sich anhand von Grafiken verfolgen und über Checklisten kontrollieren. Optisch nicht ganz so ansprechend wie Trello, ist Asana noch stärker auf die professionelle Anwendung ausgerichtet und für bis zu 15 Teilnehmer kostenlos.
Foto © Trello
